Een chatbot heeft veel voordelen. Zo is een chatbot 24/7 beschikbaar, er is nooit een wachtrij en ook niet onbelangrijk: het bespaart kosten. Maar waar moet een goede chatbot aan voldoen? Op basis van onze ervaring met chatbots delen we onze zeven gouden tips.

1. Stel de juiste vragen

Zorg dat je alleen de essentiële informatie vraagt en begrijpbare antwoorden geeft. Probeer je chatbot zo toegankelijk mogelijk te maken. Als de chatbot geen goed antwoord heeft op de vraag, dan moeten er twee dingen gebeuren. De klant moet een andere manier geholpen worden. Dit kan betekenen dat de klant wordt doorgestuurd naar een medewerker of dat er teruggebeld gaat worden. Vervolgens moet er geleerd worden van deze vraag zodat dit deze zelfde situatie in de toekomst niet meer voorkomt en de chatbot de juiste vragen te stellen.

2 . Test de tone-of-voice bij je doelgroep

De inrichting van flows en tone-of-voice is heel belangrijk. Het heet dan wel een bot, maar de antwoorden moeten dat natuurlijk niet zijn. Zorg dat de teksten passen bij de gebruiker en consumenten praten met een chatbot. Zorg dat ze dat ook weten. Een mens reageert altijd anders dan een chatbot en consumenten merken dit. De beste manier om daarvoor te zorgen is door te testen met gebruikers. De antwoorden die de chatbot geeft, moeten wel passen bij de andere kanalen. Als je bijvoorbeeld informeel schrijft op je website, maar de chatbot op een zakelijke manier reageert, past dat niet bij elkaar. Hetzelfde geldt voor een Nederlandse Facebookpagina en een Engelstalige chatbot. Het doel is uiteraard om mensen sneller en beter te helpen.

3. Richt je proces lineair in

Lineaire processen hebben een lager uitvalspercentage. Een lineair proces heeft een duidelijk begin en einde. Bij deze chatbot hebben we flow’s zo ingericht dat gebruikers altijd geholpen worden. Flows lopen op deze manier nooit dood en de gebruiker heeft altijd de mogelijkheid om te stoppen zonder de chat te verlaten.

4. Integratie met interne systemen

Integreer je chatbot met je eigen systemen of maak gebruik van open data. Wanneer je als bedrijf nog geen chatbot hebt is het bij een zelfservice-chatbot goed te doen om te beginnen met één ‘taak’. Zo’n taak kan bijvoorbeeld zijn: het doorgeven van een verhuizing. Deze taak omvat meer dan alleen maar informeren en antwoorden; Het is noodzakelijk dat de klant echt dingen kan gaan veranderen in het CRM-systeem waarin de adresgegevens zijn opgeslagen. Uiteraard moet de klant zich eerst wel identificeren zodat we weten tegen welke klant we een chat aan het voeren zijn.

5. Monitor de resultaten

Om goed inzicht te krijgen in de prestaties van de chatbot, is realtime inzicht hebben in de prestatie must. Wij doen dit met een KPI-dashboard. Het ligt eraan wat je doelen exact zijn, maar op het dashboard kun je bijvoorbeeld het conversieratio is, hoeveel bezoekers het proces hebben doorlopen.

6. Veiligheid en privacy zijn belangrijk

Bij digitale privacy gaat het over vragen als: Wat verzamelen online partijen zoals Facebook eigenlijk allemaal over je? En bij security gaat het over of de gegevens zijn beschermd tegen hackers. Bij een ernstig datalek is het verplicht om direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Externe diensten zoals Facebook Messenger zijn onderhevig aan de eigen privacyvoorwaarden, hierin staat uitgelegd wat er exact wordt bijgehouden. Ga goed om met de vertrouwen en doe er alles aan om dit vertrouwen uit te stralen.

7. Think big act small

Door klein te beginnen en steeds verder uit te bouwen kun je snel de waarde bewijzen en verbetering toepassen.

Bij het ontwikkelen van een chatbot komt veel kijken, Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek, we denken graag met je mee.

Deze blogpost verscheen op Colours.nl en Qdraw